QUY CHẾ CÔNG TÁC KHOA DƯỢC
I. QUY ĐỊNH CHUNG:
1. Lập kế hoạch, cung cấp và bảo đảm số lượng, chất lượng thuốc thông thường và thuốc chuyên khoa, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao: bông, băng, cồn, gạc cho điều trị nội trú và ngoại trú, đáp ứng yêu cầu điều trị hợp lý.
2. Pha chế một số thuốc dùng trong bệnh viện.
3. Kiểm tra, theo dõi việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý trong toàn bệnh viện. Trưởng khoa dược và dược sĩ được ủy nhiệm có quyền thay thế thuốc cùng chủng loại.
4. Tham gia quản lý kinh phí thuốc, thực hiện tiết kiệm đạt kết quả cao trong phục vụ người bệnh.
5. Là cơ sở thực hành của các trường đại học y dược, khoa y trong các trường đại học và các trường trung học y tế.
6. Tham gia công tác nghiên cứu khoa học, thông tin về thuốc.
II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ:
1. Tổ chức của khoa:
a. Khoa được bố trí ở địa điểm thuận tiện, có đủ điều kiện làm việc, hệ thống kho buồng pha chế, nơi sản xuất chế biến thuốc cổ truyền, tới buồng cấp phát.
b. Việc xây dựng phải bảo đảm vệ sinh sạch sẽ, cao ráo, thoáng mát và an toàn.
c. Tùy theo tính chất công việc, các buồng được xây dựng và trang bị phương tiện làm việc thích hợp.
2. Công tác cung ứng và quản lý thuốc:
a. Dự trù mua, vận chuyển và kiểm nhập thuốc:
- Lập kế hoạch thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao hàng năm phải đúng thời gian quy định; phải sát với nhu cầu và định mức của bệnh viện; phải làm theo đúng mẫu quy định; trưởng khoa dược tổng hợp, giám đốc bệnh viện ký duyệt sau khi đã có ý kiến tư vấn của hội đồng thuốc và điều trị bệnh viện.
+ Khi nhu cầu thuốc tăng đột xuất phải làm dự trù bổ sung.
+ Tên thuốc trong dự trù phải ghi theo tên gốc, rõ ràng và đầy đủ đơn vị, nồng độ, hàm lượng, số lượng. Trong trường hợp thuốc nhiều thành phần có thể dùng tên biệt dược.
- Mua thuốc:
+ Mua thuốc chủ yếu tại doanh nghiệp Nhà nước.
+ Phải bảo đảm số lượng, chất lượng, theo đúng kế hoạch.
+ Thực hiện đúng các quy định hiện hành về mua sắm của Nhà nước.
+ Thuốc phải nguyên trong bao bì đóng gói, si nút kín.
+ Thuốc phải được bảo quản ở điều kiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật, cả trong lúc vận chuyển.
- Vận chuyển:
+ Xe chở thuốc phải đi thẳng từ nơi mua thuốc về bệnh viện.
+ Người đi mua thuốc phải là dược sĩ.
- Kiểm nhập:
+ Mọi nguồn thuốc trong bệnh viện: mua, viện trợ đều phải kiểm nhập.
+ Thuốc mua về trong 24 giờ phải kiểm nhập hàng nguyên đai nguyên kiện, trong vòng một tuần lễ phải tiến hành kiểm nhập toàn bộ, do hội đồng kiểm nhập thực hiện.
+ Thành lập hội đồng kiểm nhập gồm: giám đốc bệnh viện là chủ tịch, trưởng khoa dược là thư ký, trưởng phòng tài chính kế toán, kế toán dược, người đi mua thuốc và thủ kho là ủy viên.
+ Việc kiểm nhập tiến hành đối chiếu hóa đơn, phiếu báo với số lượng thực tế: hãng sản xuất, quy cách đóng gói hàm lượng, số lượng, nơi sản xuất, số đăng ký, số kiểm soát, hạn dùng và nguyên nhân hư hao, thừa thiếu.
+ Biên bản kiểm nhập gồm các nội dung trên và có chữ ký của hội đồng.
+ Hàng nguyên đai, nguyên kiện bị thiếu phải thông báo cho cơ sở cung cấp để bổ sung.
+ Thuốc độc bảng A-B, thuốc gây nghiện phải làm biên bản kiểm nhập riêng theo quy chế thuốc độc.
+ Các lô thuốc nhập có tác dụng sinh học mạnh phải có giấy báo lô sản xuất và hạn dùng kèm theo.
b. Quản lý thuốc, hóa chất và vật dụng y tế tiêu hao tại các khoa:
- Thuốc theo y lệnh lĩnh về phải được dùng trong ngày; riêng ngày lễ và chủ nhật thuốc được lĩnh vào hôm trước ngày nghỉ. Khoa dược tổ chức thường trực phát thuốc cấp cứu 24 giờ trong ngày.
- Phiếu lĩnh thuốc thường phải theo đúng mẫu quy định; thuốc độc bảng A-B, thuốc gây nghiện có phiếu riêng theo quy chế thuốc độc.
- Bông, băng, vật dụng y tế tiêu hao, lĩnh hàng tuần.
- Hóa chất chuyên khoa, lĩnh hàng tháng hoặc hàng quý. Không được san lẻ các hóa chất tinh khiết và hóa chất tinh khiết kiểm nghiệm.
- Thuốc cấp phát theo đơn ở khoa khám bệnh cuối tháng sẽ thanh toán với phòng tài chính kế toán bệnh viện.
- Trưởng khoa điều trị có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi bảo quản, sử dụng thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao trong khoa.
- Tùy nhiệm vụ và yêu cầu cấp cứu được giao, các khoa điều trị, cận lâm sàng có tủ thuốc trực, cấp cứu; việc sử dụng và bảo quản phải theo đúng quy chế sử dụng thuốc.
- Hóa chất độc tại kho dược do dược sĩ giữ, tại các khoa khác người giữ hóa chất độc ít nhất phải có trình độ từ trung học trở lên, giám đốc bệnh viện có văn bản quyết định phân công người giữ.
- Thực hiện đúng quy chế nhãn về nội dung và hình thức.
- Thuốc dư ra trong ngày phải thực hiện theo quy chế sử dụng thuốc.
- Nghiêm cấm mọi hình thức tư nhân, khoa, phòng bán thuốc trong bệnh viện.
c. Kiểm kê thuốc, hóa chất, dụng cụ y tế tiêu hao:
Thực hiện việc kiểm kê định kỳ theo quy định: hàng tháng đối với khoa dược, 2 lần trong năm đối với các khoa, kiểm kê đột xuất khi có xảy ra vụ việc mất thuốc.
- Thành lập hội đồng kiểm kê bệnh viện:
+ Kiểm kê tháng gồm: trưởng khoa dược, kế toán dược, thủ khoa dược và phòng tài chính kế toán.
+ Kiểm kê cuối năm gồm: Giám đốc bệnh viện là chủ tịch hội đồng; trưởng khoa dược là thư ký hội đồng; trưởng phòng tài chính kế toán, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp, trưởng phòng y tá (điều dưỡng), kế toán dược là ủy viên.
+ Khoa điều trị, khoa cận lâm sàng thành lập tổ kiểm kê, ít nhất có 3 người, do trưởng khoa làm tổ trưởng, y tá (điều dưỡng) trưởng khoa, kỹ thuật viên trưởng khoa, y tá (điều dưỡng) chăm sóc và kỹ thuật viên.
- Nội dung kiểm kê tại khoa dược:
+ Đối chiếu sổ xuất, sổ nhập với chứng từ.
+ Đối chiếu sổ sách với hiện vật về số lượng và chất lượng.
+ Đánh giá lại thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao; tìm nguyên nhân chênh lệch, hư hao. Nếu chất lượng không đạt yêu cầu, hội đồng làm biên bản xác định trách nhiệm và đề nghị cho xử lý.
+ Mở sổ sách cho năm mới.
- Nội dung kiểm kê của hội đồng kiểm kê bệnh viện, các ủy viên xuống từng khoa:
+ Xác định lại số lượng, chất lượng và nguyên nhân thừa thiếu.
+ Xử lý thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao cần hủy bỏ.
+ Điều hòa thuốc, hóa chất thừa thiếu.
+ Tổng kết công tác kiểm kê toàn bệnh viện.
d. Lập sổ sách, thanh toán, thống kê báo cáo, bàn giao và kiểm tra:
- Mở sổ sách theo dõi xuất nhập thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao bông, băng, cồn, gạc, lưu trữ chứng từ, đơn thuốc theo quy định.
- Thanh toán thuốc:
+ Khoa dược thống kê và tổng hợp số lượng thuốc kể cả thuốc pha chế, hóa chất, dụng cụ y tế tiêu hao đã phát ra; số liệu phải phù hợp với các chừng từ xuất nhập và chuyển phòng tài chính kế toán quyết toán.
+ Khoa điều trị tổng hợp thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao sử dụng cho từng người bệnh theo quy chế ra viện, rồi chuyển phòng tài chính kế toán thanh toán viện phí.
+ Phòng tài chính kế toán tổng hợp các chứng từ, hóa đơn, báo cáo sử dụng thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao để thanh toán viện phí, bảo hiểm y tế, cơ quan lao động thương binh xã hội…
- Thống kê, báo cáo sử dụng thuốc:
+ Khoa dược có nhiệm vụ thực hiện báo cáo 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và 12 tháng theo quy định và báo cáo đột xuất khi cần thiết.
+ Báo cáo gửi lên cấp trên phải được giám đốc bệnh viện thông qua và ký duyệt.
+ Phải ghi đầy đủ cột mục đúng quy định trong mẫu báo cáo.
+ Thống kê báo cáo nhầm lẫn và tai biến dùng thuốc thực hiện hàng tháng, 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng. Trường hợp nghiêm trọng phải báo cáo đột xuất theo quy định.
- Bàn giao:
+ Khi viên chức trực tiếp giữ thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao thay đổi công tác phải tiến hành bàn giao theo quy định.
+ Trước khi bàn giao, viên chức giao phải vào sổ đầy đủ và khóa sổ, số liệu phải khớp với chứng từ xuất, nhập ghi rõ các khoản thừa thiếu, hư hao.
+ Người bàn giao là trưởng khoa dược phải có sự chứng kiến và ký duyệt biên bản bàn giao của giám đốc bệnh viện: là viên chức khoa dược phải có sự chứng kiến và ký duyệt biên bản bàn giao của trưởng khoa dược.
+ Nội dung bàn giao bao gồm các sổ sách, giấy tờ, chứng từ, đã khóa sổ, đối chiếu với hiện vật về số lượng và chất lượng, những việc cần theo dõi và hoàn thành tiếp.
+ Tất cả mọi tài liệu bàn giao phải rõ ràng, lưu trữ theo quy định.
- Công tác kiểm tra:
+ Trưởng khoa dược có trách nhiệm xây dựng lịch, nội dung và tổ chức kiểm tra.
+ Hình thức kiểm tra: định kỳ và đột xuất.
+ Kiểm tra tại các khoa điều trị có sự phối hợp của trưởng phòng kế hoạch tổng hợp và trưởng phòng y tá (điều dưỡng); khi cần thiết có sự chủ trì của giám đốc bệnh viện.
3. Kho và công tác bảo quản cấp phát:
a. Kho phải được thiết kế theo đúng quy định chuyên môn theo từng chủng loại, bảo đảm cao ráo, thoáng mát, vệ sinh sạch sẽ, đủ ánh sáng, đủ phương tiện bảo quản và an toàn chống mất trộm.
- Việc sắp xếp trong kho phải bảo đảm ngăn nắp, có đủ giá, kệ; xếp theo chủng loại, dễ thấy dễ lấy.
- Phải thực hiện 5 chống:
+ Nhầm lẫn.
+ Quá hạn.
+ Mối, mọt, chuột, gián.
+ Trộm cắp.
+ Thảm họa (cháy nổ, ngập lụt).
- Phải có thẻ kho riêng cho từng loại thuốc, có ghi sổ kiểm soát của thuốc.
b. Về tổ chức chia thành kho chính và kho cấp phát lẻ:
- Kho chính, trưởng kho phải là dược sĩ, giúp trưởng khoa làm dự trù mua thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao, phải nắm vững tình hình tồn kho, cấp phát thuốc cho các kho phát lẻ và buồng pha chế.
- Kho cấp phát lẻ: cấp phát cho các khoa điều trị, khoa cận lâm sàng, khoa khám bệnh.
c. Thuốc pha chế trong bệnh viện phải bàn giao cho kho cấp phát lẻ, trường hợp hai cơ sở ở xa nhau, sẽ cấp phát ngay tại phòng pha chế.
d. Thuốc độc bảng A-B, thuốc gây nghiện thực hiện cấp phát đúng theo quy chế thuốc độc.
đ. Phiếu lĩnh thuốc ghi sai hoặc phải thay thuốc sau khi có ý kiến của dược sĩ khoa dược, bác sĩ điều trị sửa lại và ký xác nhận vào phiếu.
e. Phiếu lĩnh thuốc phải được trưởng khoa dược hoặc dược sĩ được ủy nhiệm duyệt và ký tên.
g. Các loại thuốc bột, thuốc nước phải được đóng gói thành liều nhỏ cho từng người bệnh; các loại thuốc độc bảng A-B, thuốc gây nghiện dạng bột, nước phải do dược sĩ tự đóng gói thành liều nhỏ.
h. Trước khi giao thuốc dược sĩ phải thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu theo quy chế sử dụng thuốc.
i. Khoa dược chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng thuốc do khoa dược phát ra.
4. Công tác pha chế và sản xuất chế biến thuốc:
a. Pha chế thuốc:
- Phòng pha chế phải bảo đảm dây chuyền một chiều, bảo đảm quy chế vệ sinh vô khuẩn; có phòng pha chế thuốc thường và phòng pha chế thuốc vô khuẩn.
- Viên chức làm công tác pha chế thuốc phải bảo đảm tiêu chuẩn sức khỏe và chuyên môn theo quy định; khi vào phòng pha chế vô khuẩn phải thực hiện quy định vô khuẩn tuyệt đối.
- Pha chế thuốc thường:
+ Có khu vực hoặc bàn pha chế riêng cho các dạng thuốc khác nhau.
+ Có trang bị tủ lạnh, các tủ đựng thuốc độc, thuốc thường, nguyên liệu và thành phẩm.
+ Nước cất phải đạt tiêu chuẩn dược điển Việt Nam để pha chế cho từng loại thuốc; phải có buồng cất nước và hứng nước cất riêng.
+ Hóa chất phải bảo đảm chất lượng, có phiếu kiểm nghiệm kèm theo.
+ Chai, lọ, nút phải đạt tiêu chuẩn của ngành, xử lý đúng kỹ thuật.
+ Trước khi pha chế phải kiểm soát lại đơn thuốc, công thức, chai và nhãn thuốc, vào sổ pha chế theo đúng quy định. Khi thay đổi nguyên liệu pha chế dược sĩ phải báo cho bác sĩ kê đơn biết.
+ Sau khi pha chế phải đối chiếu lại đơn, kiểm tra liều lượng, tên hóa chất đã dùng và phải dán nhãn ngay.
+ Đơn thuốc cấp cứu phải pha ngay, pha xong ghi thời gian vào đơn và giao thuốc ngay.
- Pha chế thuốc vô khuẩn:
+ Ngoài những quy định của buồng pha chế thuốc thường cần chú ý.
+ Trong phòng chỉ để máy và dụng cụ cần thiết.
+ Mặt bàn phải lát gạch men chịu axít hoặc bằng thép inox.
+ Có thiết bị khử khuẩn không khí bằng phương pháp vật lý hay hóa học.
+ Tủ đựng nguyên liệu, bàn cân thuốc bố trí ở buồng tiền vô khuẩn.
+ Người pha chế, dụng cụ pha chế phải bảo đảm vệ sinh vô khuẩn nghiêm ngặt theo quy định.
+ Khi pha chế xong phải kiểm nghiệm thành phẩm theo quy định của từng loại thuốc.
- Nghiêm cấm pha chế nhiều thứ thuốc trong cùng một thời gian hoặc cùng một thứ thuốc nhưng nhiều nồng độ khác nhau tại một buồng pha chế.
b. Sản xuất và bào chế thuốc y học cổ truyền:
- Phải có đủ cơ sở và phương tiện chế biến sao tẩm thuốc; được bố trí khu vực riêng hợp lý, vệ sinh vô khuẩn.
- Dược liệu phải bảo đảm chất lượng, không bị mối mọt, nấm mốc.
- Có cơ sở sắc thuốc cho người bệnh nội trú.
5. Công tác thông tin và tư vấn về sử dụng thuốc:
a. Trưởng khoa dược giám sát việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý và hiệu quả.
b. Thực hiện dược lâm sàng trong bệnh viện, dược sĩ khoa dược tư vấn cùng bác sĩ điều trị tham gia chọn thuốc điều trị đối với một số người bệnh nặng, mãn tính cụ thể.
c. Khoa dược chịu trách nhiệm thông tin về thuốc, triển khai mạng lưới theo dõi phản ứng có hại của thuốc (ADR: adverse drug reactions), giới thiệu thuốc mới.
